Oficiální internetový informační portál města Zábřeh

Organizační struktura - Oddělení spisové a archivní služby

Vykonávané činnosti v oblasti samostatné působnosti:

  • zabezpečuje provoz Centrální spisovny na budově č. II (nám. Osvobození), včetně přípravy podkladů pro Zemský archiv,
  • zabezpečuje příjem a pohyb dokumentů v rámci spisové služby a současně metodicky řídí spisovou službu města, MÚ, ÚIA, MěP a organizačních složek města,
  • zajišťuje pro nové uživatele spisové služby proškolení se základy práce se SW,
  • zajišťuje administraci SW spisové služby,
  • Zabezpečuje pracoviště E-podatelny, přijímá a předává dokumenty příslušným odborům v rámci spisové služby a současně odesílá dokumenty určené k vypravení přes E-podatelnu,
  • Eviduje datové zprávy doručené prostřednictvím datové schránky města a předává je příslušným odborům v rámci spisové služby,
  • Odesílá dokumenty, připravené k vypravení prostřednictvím datové schránky města,
  • zabezpečuje obsluhu telefonní ústředny, poskytuje informace občanům v rámci správních budov a distribuuje poštu v rámci 27 samostatných obcí správního obvodu,
  • zabezpečuje obsluhu faxového zařízení, vede evidenci příjmu a odesílání faxových zpráv,
  • zajišťuje chod vypravené pošty z úřadu a současně zajišťuje třídění pošty pro doručovatelky města,
  • Vede na úseku výpravny evidenci nedoručených poštovních zásilek v úložní stanovené době pro náhradní doručení a zajišťuje vrácení nevyzvednutých zásilek v rámci úřadu,
  • zabezpečuje zásobování kancelářských potřeb úřadu, vede evidenci objednávek, jejich distribuci a pohyb na skladových kartách,
  • zajišťuje centrální evidenci vyhlášených výběrových řízení městem,
  • zabezpečuje ohlašovnu mimořádných událostí,
  • vede evidenci drobných úrazů na pracovišti v rámci BOZP,
  • plní další úkoly zadané zastupitelstvem města, radou města, starostou, místostarostou a tajemníkem MěÚ v oblasti své působnosti.

Vykonávané činnosti v oblasti výkonu státní správy (přenesená působnost):

  • zajišťuje ověřování podpisů a listin,
  • zajišťuje agendu ztrát a nálezů,
  • zajišťuje agendu fyzické Úřední desky a připravuje podklady pro elektronickou Úřední desku,
  • zajišťuje provoz kontraktního místa veřejné správy (pracoviště Czech-Point):
    • provádí výpis z Rejstříku trestů,
    • provádí výpis z Katastru nemovitostí,
    • provádí výpis z Obchodního rejstříku,
    • provádí výpis z Živnostenského rejstříku,
    • provádí výpis z bodového hodnocení řidiče,
    • provádí výpis ověřeného výstupu ze Seznamu kvalifikovaných dodavatelů,
    • provádí podání do registru účastníků provozu modulu autovraků ISOH,
    • provádí výpis z Insolvenčního rejstříku,
    • provádí autorizované konverze dokumentů z listinné do elektronické formy a současně provádí autorizované konverze dokumentů z elektronické do listinné formy, vede evidenci provedených konverzí,
    • zajišťuje pro klienta asistovaný přístup do Informačního systému datových schránek při zjištění existence datové schránky určitého subjektu, dále při učinění podání ve formě datové zprávy do datové schránky určitého subjektu a rovněž vyzvednutí dokumentu z datové schránky klienta,
    • zajišťuje pro klienta asistovaný přístup při žádosti o zřízení datové schránky a rovněž při zneplatnění přístupových údajů a vystavení nových údajů,
  • sleduje a uplatňuje platné legislativní normy do činnosti spravovaných agend,
  • podílí se při tvorbě směrnic a jiných vnitřních předpisů v oblasti své působnosti.

Název funkce Telefon Kancelář Budova
Ing. Dana Valentová
vedoucí oddělení SAS583 468 230
003
Budova I: Masarykovo náměstí 510/6, 789 01 Zábřeh
Lucie Bartoňová
Czechpoint, ověřování, ztráty a nálezy, úřední deska, podatelna583 468 152
031
Budova II: Náměstí Osvobození 345/15, 789 01 Zábřeh
Zuzana Chamlarová
doručovatelka  Budova II: Náměstí Osvobození 345/15, 789 01 Zábřeh
Bc. Jana Janíčková
agenda podatelny a spisové služby583 468 274
003
Budova I: Masarykovo náměstí 510/6, 789 01 Zábřeh
Radim Válek
Czechpoint, ověřování, podatelna583 468 110
031
Budova II: Náměstí Osvobození 345/15, 789 01 Zábřeh
Bohdana Vorlová
referentka583 468 151
031
Budova II: Náměstí Osvobození 345/15, 789 01 Zábřeh